Come organizzare al meglio convegni e congressi per i medici

Negli ultimi 10 anni i congressi e i convegni dedicati ai medici sono aumentati a dismisura. Alla base di questo fenomeno ci sono due motivazioni: da un lato la crescente complessità della medicina legata al corpo umano, dall’altra l’avvento di associazioni nazionali pubbliche e private che incentivano la formazione del personale medico. Associazioni come l’Enpam si fanno spesso promotrici di convegni nazionali e internazionali su temi specifici riguardanti alcuni aspetti della medicina. Tuttavia, da alcuni sondaggi ministeriali è emerso che questi hanno un tasso di soddisfacimento piuttosto basso. Per quanto il pubblico sia numeroso, emergono infatti dei problemi legati alla logistica e all’organizzazione generale degli eventi. Organizzare un convegno o un congresso, soprattutto se di medicina, richiede una pianificazione accurata, che parte dalla definizione degli obiettivi dell’evento e finisce con specifiche valutazioni logistiche che tengono in considerazione le esigenze dei partecipanti. Anzitutto, un buon punto di partenza è capire il tipo di pubblico che si intende raggiungere, poichè da questo dipenderanno la scelta dei contenuti e dei relatori. È importante chiedersi se ci si rivolge ad un pubblico ultra-specializzato o no, se a medici provenienti da diversi rami della medicina e anche ad altre professioni sanitarie. Successivamente, è essenziale stabilire una data adeguata e selezionare una location che risponda alle necessità logistiche e tecniche, come spazi adeguati per il numero di partecipanti, attrezzature audiovisive e una connessione internet stabile. Scegliere location in città e luoghi facilmente raggiungibili con i mezzi pubblici è essenziale per dare la possibilità a tutti di partecipare. Una volta raggiunto il posto è importate avere cura dell’accoglienza dei partecipanti con personale adeguatamente preparato e facendo trovare sulle varie postazioni dei gadget personalizzati che possano tornare utili durante lo svolgimento della professione. Su tutte, le agende sono quelle più apprezzate. Per quanto riguarda la parte operativa, invece, è importante creare un equilibrio tra interventi e momenti di networking per mantenere alto il livello di attenzione e offrire ai partecipanti opportunità di scambio e dialogo. Infine va valutato anche un servizio catering per aumentare il livello di apprezzamento dei partecipanti. Soprattutto se i convegni durano tutto il giorno, il servizio food curato nei minimi dettagli è essenziale. Un altro aspetto determinante da tenere a mente sia prima che dopo il congresso o il convegno, è la gestione della comunicazione. Promuovere il congresso con largo anticipo, sfruttando i canali social, newsletter e siti web dedicati, aiuta ad attrarre il pubblico giusto e a mantenerlo informato su aggiornamenti o modifiche al programma, ma anche a promuovere la propria immagine per eventi futuri. Durante l'evento, è importante che tutto proceda senza intoppi: per questo, un team di supporto efficiente deve essere pronto a risolvere eventuali problemi logistici o tecnici. Infine, dopo la conclusione del convegno, il follow-up tra i partecipanti non va trascurato.  Inviare ringraziamenti e raccogliere feedback dai partecipanti permette di migliorare le future edizioni e mantenere vivo l'interesse verso la formazione.